Verifactu: plazos vigentes, a quién afecta y qué tiene que cambiar

Los plazos vigentes: 1 de enero y 1 de julio de 2027

Si buscas «plazos Verifactu» te van a salir tres fechas distintas, y dos de ellas ya no valen. El calendario se ha movido dos veces desde el reglamento original, así que conviene fijar cuál es la buena.

El Real Decreto 1007/2023 aprobó el reglamento y fijó inicialmente el 1 de julio de 2025. El Real Decreto 254/2025, de 1 de abril, lo retrasó al 1 de enero de 2026 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y al 1 de julio de 2026 para el resto. Y el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, lo volvió a ampliar, que es el que manda ahora:

• Entidades que presentan el Impuesto sobre Sociedades: deben tener los sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027.
• Resto de obligados tributarios (autónomos y demás empresarios y profesionales): antes del 1 de julio de 2027.

Ojo con una fecha que sí venció y que se confunde con las anteriores: los productores y comercializadores de software de facturación tenían un plazo distinto y anterior, el 29 de julio de 2025, para ofrecer sus productos ya adaptados. Es decir: tu proveedor de software debería tener desde hace más de un año una versión que cumple. El plazo que se ha movido es el tuyo para usarla, no el suyo para tenerla.

Qué exige el reglamento, en lenguaje llano

Verifactu no es un impuesto nuevo ni un trámite que haya que presentar. Es un conjunto de requisitos que debe cumplir el programa con el que emites facturas, para que los registros no se puedan alterar después sin que se note.

En la práctica, el sistema de facturación tiene que generar, por cada factura, un registro de facturación con su huella (hash) encadenada a la del registro anterior, firmado, con un código QR en la factura y una leyenda identificativa. La cadena es lo importante: si alguien borra o modifica una factura intermedia, la cadena se rompe y queda constancia.

A partir de ahí hay dos modalidades. En la modalidad Veri*Factu el sistema remite los registros a la Agencia Tributaria de forma inmediata, y en contrapartida se relaja la obligación de conservación y de llevar determinados libros. En la modalidad de «no verificable» no se remiten, pero el sistema debe conservar los registros con todas las garantías y llevar un registro de eventos, y queda expuesto a que se le requieran.

A quién afecta y a quién no

Afecta a empresarios y profesionales que expidan facturas y usen un sistema informático para hacerlo. Eso incluye a la mayoría de las pymes, aunque facturen poco.

Los casos que quedan fuera son más limitados de lo que la gente supone. Están excluidos, entre otros, quienes ya están en el Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA, y determinadas operaciones y territorios con su propio régimen. Si facturas en papel a mano y sin ningún programa, el reglamento de sistemas informáticos no te alcanza —pero esa situación es rara y suele ser peor por otros motivos.

La duda más frecuente que nos llega no es si afecta, sino qué cuenta como «sistema informático de facturación». Y la respuesta incómoda es que una hoja de cálculo con la que generas facturas puede serlo. Si tu proceso de facturación pasa por un Excel, ese es el sitio por donde va a doler.

Lo que esto significa si automatizas tu facturación

Aquí está la parte que nos toca directamente, y la razón de que insistamos tanto en el orden de los factores.

Verifactu obliga a que los registros de facturación sean inalterables y trazables. Cualquier automatización que se ponga por delante o por detrás del programa de facturación tiene que respetar eso. Y hay un patrón que se ve mucho y que es exactamente lo que no hay que hacer: montar una capa intermedia —una base de datos, un CRM, una hoja de cálculo— que mantiene su propia copia de las facturas y la sincroniza con el programa de facturación en las dos direcciones.

Eso crea dos fuentes de verdad para el mismo dato. Y en cuanto hay dos, en algún momento discrepan: un importe que se editó en un lado y no en el otro, una factura anulada que sobrevive en la copia. Con Verifactu ese descuadre deja de ser una molestia operativa y pasa a ser un problema de trazabilidad fiscal, porque la cadena de registros que la Agencia Tributaria puede requerir es la del sistema de facturación, no la de tu capa intermedia.

Por eso la regla con la que trabajamos es que el programa de facturación es la única fuente de verdad de una factura. Todo lo demás —el CRM, el panel de control, la bandeja de tareas del equipo— son ventanas que leen de ahí, o bandejas de entrada que empujan datos hacia ahí, pero nunca espejos que mantengan su propia versión.

La segunda regla es que dejamos un punto de control humano antes del envío. Una factura mal emitida cuesta bastante más que el rato que ahorras enviándola sola, y rectificarla deja rastro. Automatizamos que la factura se prepare, se rellene y quede lista; el «enviar» lo aprueba una persona.

Qué hacer ahora, con margen hasta 2027

Tener plazo hasta 2027 no significa que no haya nada que hacer. Significa que se puede hacer sin prisa y en el orden correcto, que es la única circunstancia en la que estos proyectos salen bien.

• Confirma con tu proveedor de software si tu versión concreta ya cumple y en qué modalidad. No basta con que el fabricante diga que su producto cumple: importa la versión que tú tienes instalada y si está al día.
• Localiza los puntos donde una factura se genera fuera del programa. El Excel de un comercial, la plantilla de Word de administración, el albarán que se pasa a mano. Esos son los que hay que reconducir.
• No montes automatizaciones nuevas sobre el proceso viejo si vas a cambiar de programa o de versión en los próximos meses. Se rehace el trabajo entero.
• Documenta qué genera cada registro y desde dónde. Es lo que te van a preguntar si algún día hay un requerimiento, y es trabajo que no se puede reconstruir después de memoria.

Y una advertencia sobre los plazos: se han ampliado dos veces, pero eso no es garantía de que se amplíen una tercera. Planificar contando con otro aplazamiento es la forma habitual de acabar corriendo en diciembre.