Factura electrónica obligatoria entre empresas: el RD 238/2026 ya tiene fechas

Esto no es Verifactu, y confundirlos sale caro

La primera cosa que hay que separar, porque es la duda que más nos llega: la factura electrónica obligatoria entre empresas y el reglamento Verifactu son dos normas distintas, con plazos distintos y objetivos distintos. Cumplir una no te exime de la otra.

• Verifactu regula cómo tiene que comportarse tu programa de facturación: registros encadenados, inalterables, con huella y código QR. Le importa la integridad del registro. Lo desarrollamos en el artículo sobre los plazos de Verifactu.
• La factura electrónica B2B regula el formato y el envío de la factura a tu cliente: deja de valer el papel y deja de valer el PDF por correo. La factura pasa a ser un fichero estructurado que la máquina del receptor puede leer sin que nadie teclee nada.

Dicho de otra forma: Verifactu mira hacia Hacienda y la factura electrónica mira hacia tu cliente. Una empresa normal va a tener que cumplir las dos, y no en el mismo momento.

Puede que acaben coincidiendo en el tiempo. El 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció que quiere retrasar Verifactu a octubre de 2028, justo para alinearlo con la factura electrónica de quienes no superan los 8 millones de euros. Pero es un anuncio, no una norma: lo contamos en ese mismo artículo sobre Verifactu.

El motivo de que exista la segunda es la morosidad. La Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas —la «Crea y Crece»— introdujo la obligación precisamente para poder saber cuándo se paga cada factura, porque con facturas en PDF no hay forma de medir los plazos de pago reales entre empresas.

Las fechas: el reloj corre desde el 6 de octubre de 2026

El desarrollo reglamentario llegó con el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026 y en vigor desde el 20 de abril de 2026. Ese decreto es el que fija formatos, interoperabilidad y la obligación de informar del estado de cada factura. Pero dejó su aplicación diferida: los plazos no empezaban a contar hasta que entrara en vigor una orden ministerial de Hacienda sobre la solución pública de facturación electrónica.

Esa orden ya existe. Es la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, publicada en el BOE el 5 de octubre y en vigor desde el 6 de octubre de 2026. Su propio texto dice que con su entrada en vigor se inicia el cómputo de los plazos. Desde ese día:

• Doce meses, octubre de 2027, para empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones haya excedido de 8 millones de euros en el año natural inmediato anterior.
• Veinticuatro meses, octubre de 2028, para el resto de empresarios y profesionales.

Si eres una pyme, casi con seguridad estás en el segundo grupo. La Agencia Tributaria sitúa esa fecha en el 6 de octubre de 2028; el día exacto que te aplica, como siempre, confírmalo con tu asesoría.

Hay dos matices del decreto que cambian la planificación:

• Los autónomos que no superen los 8 millones tienen un año más para la parte de informar del estado de las facturas: hasta entonces es voluntaria. Emitir y recibir en formato electrónico sí les toca en octubre de 2028.
• Quien supere los 8 millones tendrá que acompañar cada factura electrónica, durante su primer año, de una copia en PDF legible, salvo que el cliente acepte expresamente recibirla solo en el formato original.

Y una pista para anticiparse: la solución pública de la Agencia Tributaria tiene que estar disponible al menos dos meses antes de la primera aplicación efectiva, es decir, como tarde a principios de agosto de 2027. A partir de ahí ya se podrá probar con facturas reales.

Qué cambia de verdad en tu operativa

La parte que se entiende peor es que esto no es «mandar el PDF por otro sitio». Una factura electrónica en el sentido de la norma es un fichero estructurado conforme a la norma europea EN 16931, en formatos como UBL, CII, EDIFACT o Facturae. El PDF puede seguir existiendo como copia legible para las personas, pero el documento válido es el estructurado. La Orden HAC/1028/2026 ya concreta en su anexo I los campos que lleva la factura según el modelo UBL y la EN 16931, hasta los códigos de motivo de rechazo.

Y hay una obligación nueva que se pasa por alto y que es la que más trabajo de proceso genera: informar del estado de la factura. Hay que comunicar si se acepta, si se rechaza y cuándo se ha pagado. Eso significa que tu operativa tiene que tener una respuesta para cada factura recibida, y alguien o algo que la emita.

Ahí es donde esto deja de ser un asunto del programa de facturación y pasa a ser un asunto de flujo de trabajo. Emitir en el formato correcto lo resuelve tu software. Que alguien revise, acepte o rechace cada factura que entra, y que ese estado salga hacia el emisor sin que se convierta en una tarea manual más, eso hay que diseñarlo.

El incumplimiento tiene sanción asociada, así que no es un requisito que se pueda dejar corriendo a medias.

Lo que haríamos hoy, en este orden

• Pregunta a tu proveedor de software si va a soportar formatos estructurados EN 16931 y la comunicación de estados, y en qué versión. Es la misma conversación que ya deberías tener por Verifactu, así que hazla una sola vez y para las dos cosas.
• Cuenta cuántas facturas recibes al mes, no solo cuántas emites. La obligación de aceptar, rechazar e informar del pago recae sobre las que entran, y es el volumen que nadie mide.
• Localiza quién decide si una factura recibida es correcta. Si hoy eso lo hace una persona mirando un PDF y su criterio no está escrito en ningún sitio, ese es el trabajo previo: no se puede automatizar una decisión que no está definida.
• Empieza a diseñar, sin esperar al último trimestre. Con la orden publicada ya se conocen el formato y los campos; lo que falta es que la Agencia Tributaria abra la solución pública. Ordenar el camino del dato hasta la factura sirve igual sea cual sea la plataforma por la que acabes enviando.

Y una cosa que decimos siempre, aunque nos cueste proyectos: si tu proceso de facturación está desordenado, automatizarlo ahora solo va a hacer que el desorden salga más rápido y con más volumen. Primero se ordena.

Cómo lo abordamos nosotros

Nuestra regla es que el programa de facturación es la única fuente de verdad de una factura. Ni el CRM, ni una hoja de cálculo, ni una base de datos intermedia mantienen su propia copia. Todo lo demás lee de ahí o empuja datos hacia ahí, pero nunca sincroniza en las dos direcciones, porque en cuanto hay dos copias del mismo dato acaban discrepando — y con la obligación de comunicar estados, una discrepancia deja de ser una molestia interna y pasa a ser información incorrecta enviada a tu cliente.

La segunda regla es que dejamos revisión humana antes de cualquier envío. Automatizamos que la factura se prepare, se valide y quede lista; el «enviar» lo aprueba una persona. En un régimen donde rechazar y aceptar facturas tiene efectos, ese punto de control vale más que el rato que ahorras quitándolo.

No somos asesoría fiscal y no lo pretendemos: la interpretación la valida tu asesoría y nosotros ponemos la parte técnica y de procesos, trabajando coordinados con ella.